Voor wie is Plannu

Plannu is geschikt voor bedrijven met zo'n tien medewerkers tot bedrijven met enkele honderden medewerkers omdat het zeer flexibel is in te richten, mede door de verschillende rollen:
Met deze rollen kunnen bepaalde rechten aan medewerkers worden toebedeeld, eventueel op afdelingsniveau, bijvoorbeeld HRM (P&O). Bij kleinere bedrijven is meestal het toewijzen van de rol "Administrator" voldoende. De Administrator heeft automatisch alle rechten.

Verder kunnen gebruikers lid zijn van meerdere groepen waardoor afdelingen van elkaar de planning kunnen zien. Zeker bij afdelingen die nauw bij elkaar betrokken zijn, zoals een binnen - en buitendienst, is dit handig.
In de help staan een aantal scenario's beschreven betreffende de inzet van groepen. Ook Zaterdag en Zondag kunnen als werkdag gelden. Parttime dagen kunnen verschillen per week op basis van een even - of oneven week.

Gratis 30 dagen licentie

Meld je aan en doe de gratis test (max. 50 gebruikers) gedurende 30 dagen zonder verplichting tot afname van licenties. Twee weken voor het einde van de proefperiode krijg je een e-mail bericht waarmee je de licentie kan verlengen.
Wil je daar niet op wachten of wil je onmiddellijk met een betaalde licentie aan de slag, neem dan contact op met de beheerder van Plannu: Contact

Registreren

In onderstaande stappen wordt er beschreven hoe iedere medewerker van hetzelfde bedrijf zich aanmeldt op Plannu met dezelfde domeinnaam.
Bijvoorbeeld: Medewerkers van de firma Plannu hebben allemaal plannu.nl als domeinnaam in hun e-mail adres.
De domeinnaam is de bindende factor waarmee een besloten groep wordt gevormd.

Het is niet noodzakelijk dat iedereen een zakelijk e-mail adres heeft, als de medewerker die zich als eerste registreerd dat maar wel heeft. In stap 3a is namelijk te lezen hoe de Administrator gebruikers kan registreren met een afwijkend e-mail adres zoals Gmail of Hotmail.

Stap 1 - Registreren



Klik op de home pagina op de knop "Registreren" zoals hierboven is afgebeeld.
Je krijg dan een dialoogvenster te zien waar je je e-mail adres invuld. Registreer je bij Plannu met een zakelijk e-mail adres.
Nadat je je e-mail adres hebt ingevuld en op "OK" hebt geklikt wordt er een e-mail bericht aan je verzonden waarmee je de registratie kunt afronden.

Stap 2 - Registratie afronden

Open het e-mail bericht wat je zojuist hebt ontvangen en klik op de link in het bericht.
Je komt nu op een pagina waar je nog wat details van jezelf dient in te vullen, zoals je naam. Ben je ermee klaar klik dan op "OK".
Dan krijg je informatie over het feit wie de Administrator is binnen jou domein. Ben je de eerste die zich registreert van het bedrijf dan ben je automatisch de administrator.
Hoort die taak bij iemand anders? Geen nood, deze taak kan je eenvoudig overdragen aan een collega zodra hij/zij zich heeft aangemeld.
Was je collega je voor, dan is het enige wat je nog te doen staat te vragen of hij/zij je wil toevoegen aan de groep die is aangemaakt.
Want dat is wel nodig anders is er geen groepsoverzicht en daar zit je voor bij Plannu. Dus ben je de Administrator dan is de volgende stap voor jou.

Stap 3 - Administrator kan groepen aanmaken

Standaard wordt er een gebruikersgroep aangemaakt met de naam van het domein zonder .nl of .com etc.
In deze groep komen alle medewerkers die zich aanmelden. Je kan zelf ook groepen aanmaken en de groep waarin alle medewerkers zitten verwijderen, hierover lees je meer in het hoofdstuk Beheer & Administratie.

Stap 3a - Registreren van collega's door Administrator

Het proces van registratie bestaat uit drie stappen:
Waarom je als Administrator zelf gebruikers wil / moet registreren:

Klik op het menu item "Beheer" -> "Gebruikersbeheer"
In het dan volgende scherm klik je op de knop "Nieuwe gebruiker" zoals hieronder aangegeven.



Er volgt een scherm met een aantal invoer velden. Vul de benodigde gegevens in en klik op "Opslaan". Na het opslaan van de gegevens volgt er een volgend scherm waarin kan worden aangegeven in welke groep de medewerker moet worden opgenomen. De groepen die je hier ziet zijn de standaard gebruikersgroepen die je zelf hebt aangemaakt. In dit voorbeeld is er maar één groep.



Selecteer de groep waarin de medewerker moet komen en klik op Opslaan.
Wanneer er op Annuleren wordt geklikt stopt het proces van de stappen. Dat is geen probleem, er gaan geen gegevens verloren. De stappen zijn alleen bedoeld om sneller een medewerker toegang te geven tot Plannu.nl
Belangrijk om te weten is dat bij het doorlopen van de stappen de gebruiker in de groep komt die je selecteert echter indien de medewerker de rol teamleider moet hebben of ook in een systeemgroep moet komen dient dit te worden geregeld in gebruikersbeheer.
Dit zie je ook terug in: Stap 4 - Collega's worden in de groep gezet

De laatste stap van het registreren van een medewerker door de Administrator is het eventueel wijzigen van de werktijden / parttime dagen / startdatum van het uren contract.
Na het opslaan van de gegevens kan je op de knop Sluiten klikken onderaan het scherm. Ook voor het urencontract geldt dat je op Annuleren kunt klikken. De getoonde tijden zijn al opgeslagen voor de medewerker. Wijzigingen die jezelf aanbrengt moet je natuurlijk wel opslaan door op de knop Opslaan te klikken.

Stap 4 - Collega's worden in de groep gezet

Nu is het de bedoeling dat er medewerkers in de groep komen en er iemand de rol teamleider krijgt toebedeeld. De teamleider is die gene die de vakantie aanvragen goedkeurd en nog wat zaken kan instellen. Iets wat verder in de "help" wordt besproken.
Klik op de groep die je net hebt aangemaakt.



LET OP! Het kan zijn dat de gebruikers al rechts in het venster staan omdat je als Administrator de medewerkers hebt geregistreerd en aan een groep hebt toegevoegd. Lees toch verder al is het maar omdat je een teamleider in de groep nodig hebt.





In dit voorbeeld is de gebruiker "Medewerker, A" ook de teamleider. Door op de naam te klikken in de rechter kolom selecteer deze medwerker. Vervolgens klik je op "Teamleider". Iedere groep heeft altijd een teamleider, dat is: iemand die de vakantie aanvragen goedkeurt. De teamleider kan zijn rol betreffende het afhandelen van aanvragen ook delegeren aan iemand binnen zijn/haar groep. Bijvoorbeeld als hij/zij zelf op vakantie is. Zoals je ziet kan de Administrator dat ook. Wat dat betreft is de Administrator oppermachtig. :-)

Stap 5 - Administrator of Contractbeheer vult het aantal werkuren in

Als Administrator of medewerker die lid is van de groep: "Contractbeheer" kan je de uren die een medewerker werkt instellen.
Standaard wordt bij iedere medewerker ingesteld dat dit acht uur per dag is gedurende vijf dagen in de week.
Ben je de Administrator of Contractbeheerder dan heb je onder "Beheer" het menu item: "Contractbeheer"
Klik op "Beheer" -> "Contractbeheer"
Vervolgens klik je op de naam van jezelf of collega waarvan je het uren contract wilt aanpassen.
Het uren contract wordt zichtbaar in de rechter kolom. Je kan op het contract klikken om de details weer te geven.

In de Help wordt dit onderwerp uitgebreid behandeld. Voor de duidelijkheid is het handig om dit juist in te stellen alvorens er vrije dagen worden gepland.
Belangrijk! Wanneer in de loop van het jaar er een ander contract nodig is, dus een medewerker gaat meer of minder werken maak dan een nieuw contract aan en wijzig niet het bestaande contract.



Stap 6 - Hoeveel vakantie uren heb je per jaar?

Het aantal vakantie uren wat medewerkers per jaar te besteden hebben dient ook nog ingevuld te worden. Als Administrator of lid van de groep "Vakantieuren" kan je dit invullen per medewerker.


Klik op "Beheer" -> "Urenbeheer"


Hier kunnen de uren worden opgegeven. Uitgebreide informatie staat in de help.

Stap 7 - Het plannen kan beginnen

Klik nu op "Mijn kalender" en open je kalender.

Gefeliciteerd!

het plannen kan beginnen en samen met je teamgenoten heb je inzicht in wie wanneer aanwezig is en ook hoe de bezetting is.
Lees voor meer details de help.

Tot slot

Je collega's dienen zich natuurlijk ook aan te melden, of worden geregistreerd door de administrator (stap 3a). Hebben zij zich aangemeld dan moet de administrator, misschien ben jij dat nog, de collega's toevoegen aan de eerder gemaakte groep.
Blijf je toch met vragen zitten, laat het ons dan weten. We helpen je graag verder. Contact

Licenties

Na een proef periode van 30 dagen kunt u besluiten om door te gaan met het gebruik van Plannu.nl. U krijgt 2 weken van te voren bericht over het verlopen van de licentie. In dit bericht zit een link waarmee u de licentie kan verlengen voor 1 of meerdere jaren. Zie voor prijs informatie de home pagina onder het
menu item: "Informatie". Deze pagina krijgt u alleen te zien als u zich niet heeft aangemeld.

Browser keuze

Plannu functioneert in iedere moderne browser, minimaal IE11, Google chrome of Firefox.
Persoonlijk dragen wij Firefox een warm hart toe, vandaar de link naar de download pagina. Klik op het logo om die te openen.


In de overige hoofdstukken van deze handleiding wordt het gebruik van Plannu.nl in detail besproken

Gebruik van Plannu

Mijn gegevens

Via het menu item: "Profiel" -> "Mijn gegevens" krijg je de gegevens te zien die je hebt ingevuld bij het registreren op Plannu.

E-mail adres
Heb je zelf de registratie gedaan op Plannu, dus via de home pagina "Registreren", dan heb je gebruik moeten maken van je persoonlijke bedrijfs e-mail adres. Dit adres heeft de form naam@bedrijfsnaam.nl. De domeinnaam heeft er bij het aanmelden voor gezorgt dat je bij elkaar terecht bent gekomen. Het is de bindende factor met je collega's.
Nu je eenmaal bent aangemeld kan je het e-mail adres ook wijzigen in een Gmail, Hotmail, Yahoo etc. adres. Je gegevens blijven onder de bedrijfsnaam verder functioneren alleen worden bevestigings berichten betreffende al dan niet goedgekeurde vakantie aanvragen naar het alternatieve adres verzonden.
LET OP! Heb je het e-mail adres gewijzigd dan moet je je daar voortaan ook mee aanmelden.
Overigens dient de wijziging van een bedrijfs e-mail adres naar een alternatief adres te worden bevestigd. Hierdoor weten we zeker dat jij degene bent die de wijziging in gang gezet heeft.
Administrator
De administrator kan je gegevens ook wijzigen. Zeker als je e-mail adres gewijzigd is moet hij/zij je daarvan op de hoogte brengen anders kan je je niet meer aanmelden.

2-Factorauthenticatie

Door gebruik te maken van 2-Factorauthenticatie maak je het anderen moeilijk om in te breken met jou account gegevens. We kunnen het ten zeerste aanbevelen deze optie te gebruiken, al maak je gebruik van een sterk wachtwoord.
Via het menu: “Profiel” -> “2-Factorathenticatie” kun je de Google authenticator configureren. Dit is een app die je op je telefoon kunt installeren. Je vindt deze app in de Playstore voor Android. Als je deze optie aanzet, krijg je na het inloggen een keuze. Je kunt dan gebruikmaken van de authenticator of een verificatiecode per mail ontvangen.

Mijn kalender

Na het inloggen kom je op de pagina met je jaarkalender. Hieronder hebben we de jaarkalender van wat labels voorzien.


A Hier zie je je naam terug, de rol die je hebt binnen de groep en in welke groep(en) je zit. Je kan bijvoorbeeld van meerdere groepen de teamleider zijn.
B Dit zijn de type dagen die je kan aanvragen. Ziek wordt door de teamleider ingevoerd.
Als administrator kan je het menu aanpassen en eventueel Afwezig, Bijzonder verlof en Ziek verwijderen.
C Hier zie je welke kalender je open hebt en de periode. Met de pijlen kan je van jaar wisselen. Door op de tekst te klikken tussen de pijlen kom je terug in het huidige jaar.
D Je vakantie uren voor dit jaar, de dagen die zijn goedgekeurd (opgenomen) en het saldo zie je hier terug. De vakantie uren worden door medewerkers die lid zijn van de groep: "Urenbeheer".
E Alleen op de dag van vandaag en in de toekomst kunnen dagen aangevraagd worden. Deze dagen worden aangegeven met een blauw puntje in de rechter onderhoek.

Plannen

In de linker kantlijn staan de verschillende mogelijkheden van dagen. Zoals hieronder deels is weergegeven.


Vrij Vrije dag of een spaardag
Afwezig Bijvoorbeeld niet op kantoor maar wel aan het werk of op cursus.
Bijzonder verlof Is vrij maar telt niet mee in het aantal opgenomen vrije dagen.
Parttime Dit is meestal een repeterende dag of dagdeel en wordt door de teamleider ingesteld.
Ziek Kan in de agenda gezet worden door de teamleider.
Collectief vrij Alle collectieve dagen worden op bedrijfsniveau door leden van de groep "Administrator" ingevoerd.
Weekend In het weekend kan er ook vrij geplanned worden. Deze dagen worden automatisch geplaatst.
Min. FTE Dagen waarop het minimum gewenste aantal Fte's is bereikt kunnen geen dagen worden gepland. Dit is configureerbaar. Zie Afdwingen min. FTE

Klik op de gewenste optie, bijvoorbeeld, een middag vrij.



Wanneer je nu op de gewenste dag in de kalender klikt
Let op! Je kan alleen in de toekomst plannen!
dan wordt er een plaatje met een vraagteken geplaatst. Het betreft een aanvraag. Zo kan je op verschillende dagen, eventueel verschillende type dagen in de kalender plaatsen.

Later beginnen of vroeger naar huis?



Door op de tijd te klikken selecteer je de schuifregelaar en kan op de kwartier nauwkeurig de tijd instellen die je vrij wilt nemen. Dan klik je op de gewenste dag en komt er een klokje te staan. Als je met je muis over het klokje gaat zie je de tijd terug die je hebt aangevraagd. Dit zelfde mogelijkheid is er voor afwezig. Voor vrij geldt dat dit van je vakantie uren afgaat en bij afwezig gebeurt dit niet.

Kalender inzien van teamgenoten

Door op het menu item "Groepsoverzicht" te klikken open je het overzicht van je team in de huidige maand. Je kan dan met de pijltjes boven de kalender een andere maand / jaar selecteren.


Wanneer je in je eigen kalender bijvoorbeeld in de maand Augustus vakantie aan het plannen bent dan kan je direct naar het teamoverzicht gaan betreffende de maand Augustus door op de maand te klikken.



Aanvraag indienen

Wanneer je in de kalender een aantal dagen hebt geplaatst en de aanvraag gereed is klik je op OK. Er wordt nu een bericht gestuurd naar de teamleider met het verzoek om de aanvraag te bekijken en indien mogelijk goed te keuren.
Na het aanvragen van goedkeuring kan je nog wijzigingen aanbrengen in de betreffende aanvraag, wijzigingen worden pas opgeslagen na het klikken op OK en er wordt niet nogmaals een e-mail verzonden. Pas als de teamleider de aanvraag heeft beoordeeld en indien goedgekeurd worden de vraagtekens uit de dagen verwijderd en is de aanvraag afgehandeld.

Goedgekeurde dagen wijzigen

Heb je een vrije dag gepland die je uiteindelijk niet wil opnemen dan kan je deze eenvoudig verwijderen door erop te klikken. Het plaatje verdwijnt en door op OK te klikken bevestig je de wijziging. Er wordt geen goedkeurings procedure gestart. Mocht je van een goedgekeurde heledag een halve dag maken, dan start wel de goedkeurings procedure.

Ziek

Het is mogelijk voor de teamleider om in de kalender van teamleden dagen te zetten waarop een betreffende medewerker ziek is. Dit vooral van belang om inzicht te houden in het aantal beschikbare FTE's.

Minimum aantal FTE's bereikt

Teamleden kunnen geen dagen aanvragen op data's waar het minimum aantal gewenste FTE's is bereikt. Dit wordt aangegeven door een rood kruis. Door op het icoontje te klikken krijg je te zien wie er op de betreffende dag afwezig is.



Let op! Het blokkeren van dagen met een rood kruis kan worden uitgeschakeld per groep. Dit doet de teamleider.
Zie voor meer info: Afdwingen minimum aantal FTE

Het icoontje wat aangeeft dat het minimum aantal gewenste FTE's bereikt is wordt alleen weergegeven op toekomstige dagen en ook alleen als je zelf daar niks geplanned hebt. Het is om te voorkomen dat er een nieuwe dag aamgevraagd wordt terwijl dat, gezien het aantal mensen dat al een aanvraag of vrije dag heeft, niet kan.
De reden dat wanneer je er zelf een aanvraag of goedgekeurde dag hebt staan en toch het minimum, bijvoorbeeld door onverwachts ziekte van iemand, bereikt is er geen rood kruis staat is omdat je dan zelf nog de betreffende dag kan wijzigen / verwijderen.

Groepskalender

De groepskalender geeft een overzicht per maand van de aangevraagde - en goedgekeurde dagen van alle teamleden.
Boven de groepskalender staat een diagram waarin wordt aangegeven wat de stand is t.a.v. het aantal minimum gewenste aantal FTE's en het beschikbare aantal FTE's per dag.
In onderstaande voorbeeld is A Medewerker lid van twee groepen. Van deze groepen krijgt de medewerker dan ook het overzicht te zien. De fte verdeling wordt per groep weergegeven. Door op de naam van de groep te klikken wordt het diagram weergegeven wat bij die groep hoort. In onderstaande geval kan er geklikt worden op: "ICT beheer" en "Helpdesk".
Wanneer je met de muis over het diagram gaat dan wordt er ook nog aangegeven hoeveel exact het beschikbare aantal FTE is voor die dag.



Groepskalender openen

Door in het menu op "Groepskalender" te klikken open je de kalender in de huidige maand.
Als je met de muis over de maanden gaat dan lichten deze blauw op. Klik je erop dan krijg je van de betreffende maand het overzicht te zien.




Opties mijn kalender

Mail dit

Met de knop "Mail dit" kan het overzicht van je eigen kalender naar jezelf worden gemaild. Het overzicht is een HTML tabel waarin achtergrond kleuren worden gebruikt. Bij het printen worden achtergrond kleuren in HTML niet altijd automatisch meegenomen. Afhankelijk van de mail client kan dit apart worden aangegeven.

Download kalender



Wanneer er gebruik gemaakt wordt van de menu optie "Download kalender" dan wordt er een bestand, plannu+jaartal.ics, met alle dagen uit je eigen kalender gedownload. Het bestand bevat alle items uit het jaar waarin je naar het overzicht kijkt. Sla het bestand lokaal op om vervolgens te kunnen importeren in bijvoorbeeld je Outlook -, Lotus Notes - of lokale agenda.
Wanneer je voor de tweede keer dezelfde items exporteert en wederom importeert in een agenda applicatie, dan komen er geen dubbele items in die agenda te staan. Items die je uit je kalender in Plannu hebt verwijderd worden niet automatisch verwijderd uit je agenda applicatie bij de volgende import. Dit moet je zelf handmatig doen.
De volgende agenda items worden geëxporteerd:
- Hele dag vrij
- Hele dag afwezig
- Bijzonder verlof
- Parttime dag
Bij het importeren in een agenda van bijvoorbeeld Outlook komen deze dagen als activiteit in de kalender zonder begin - en eind tijd.
Overige kalender items uit Plannu worden niet meegenomen in de export.

URL Agenda-abonnement



Op de pagina, Mijn kalender, zit onder de knop "Opties" een extra keuze "URL Agenda-abonnement". Deze optie verwijst naar een pagina waar je persoonlijke iCal URL staat.
Met de URL is het mogelijk om de Plannu kalender te integreren in je Outlook - of Google agenda. Het werkt ook op je iPhone.
Het voordeel van de URL is dat de agenda waarin deze URL is opgenomen altijd up-to-date t.a.v. de gegevens in Plannu.
De volgende agenda items zijn beschikbaar geëxporteerd:
- Hele dag vrij
- Hele dag afwezig
- Bijzonder verlof
- Parttime dag
- Collectief vrij
- Halve dagen op basis van de op die dag geldende werktijden
Belangrijk
- Het bestand bevat alle dagen van heden tot standaard 180 dagen in de toekomst
- Google agenda synchroniseert de gegevens erg traag. Het kan tot 48 uur duren voordat de wijzigingen zichtbaar zijn
- Plannu genereert iedere 30 minuten een nieuw bestand, indien er wijzigingen zijn.
- Als je toegang geeft tot je agenda aan je collega's dan zien zij niet de Plannu agenda items. Daarvoor moet je de URL aan je collega's geven zodat zij die weer kunnen opnemen in hun agenda.

Privé-URL opnieuw instellen

Je kan de URL opnieuw instellen, hiermee verliezen alle agenda's waarin wordt gebruik gemaakt van de huidige URL de verbinding met de gegevens uit jouw Plannu kalender.
De reden kan zijn dat je de URL hebt gedeeld met een collega die uit dienst is gegaan en je niet wil dat hij / zij nog langer inzicht heeft in je vakantie planning.

FTE

Onderstaande informatie heeft betrekking om de extra optie in het menu: Beheer, Fte en is alleen beschikbaar voor de teamleider van de betreffende groep.
Indien je van meerdere teams de teamleider bent dat krijg je dat ook te zien en kan je per team de instellingen configureren / wijzigen.

Maximum

Het maximum aantal FTE's voor een dag betreft het aantal medewerkers in het team wat die betreffende dag normaal gesproken werkt. Dat is: het totaal aantal uren van alle medewerkers binnen het team minus de parttime uren op die dag. Dat wordt dan weer gedeeld door 8 (het aantal uren wat voor 1 FTE staat).

Default minimum

Op team niveau kan er aangegeven worden wat het minimum aantal fte's moet zijn om als team te kunnen functioneren. Dit kan per dag worden aangegeven. Klik in het menu op "Beheer" waarna je in het FTE venster komt. Zie hieronder.



Figuur laat ook zien dat de teamleider twee groepen beheert: "Helpdesk" en "IT Beheer"

Klik op de knop "Default min. FTE" waarna onderstaande venster opent.



Voer hier het gewenste minimum aantal fte's in voor de verschillende dagen. Uitzonderingen kun je later overrulen.
LET OP! Maximaal 1 decemaal achter de komma.
Klik na het invoeren op Opslaan waarna de wijziging wordt doorgevoerd. Eventuele overschreidingen van het minimum worden in het rood weergegeven.

Min. overrulen

Er kunnen dagen zijn dat er meer of minder FTE's nodig zijn dan aangegeven als default voor het team. Klik op de betreffende dagen (deze kleuren blauw) waarna het mogelijk is om op "Wijzig min. FTE" te klikken.


In het dan volgende dialoogvenster kan je het gewenste minimum aantal FTE's voor de geselecteerde dagen opgeven.
LET OP! Ook hier geldt maximaal 1 decemaal achter de komma.

Is het minimum overruled dan wordt dit aangegeven door een groene balk.

Reset min. FTE

Wil je de dagen waarvan het minimum aantal FTE's is overruled, dus met een groene balk, terug zetten of de default waarde selecteer dan de betreffende dagen en klik op de knop "Reset min. FTE".
De groene balk verdwijnt dan ook weer.

Afdwingen minimum aantal FTE

Per groep kan er ingesteld worden of dagen geblokkeerd moeten worden in overzicht bij de gebruiker indien het minimum aantal beschikbare fte's bereikt is. Op de dagen waarop dan niet meer gepland kan worden staat dan een rood kruis.
Indien deze optie geactiveerd is dan is de knop rood.



Teamleider telt mee in het aantal FTE

Het kan zijn dat de teamleider in een team niet mee telt wat betreft het aantal FTE wat minimaal nodig is. De teamleider kan instellen dat hij/zij uitgesloten is voor wat betreft de telling van het aantal FTE's binnen een team.



Beschikbaar (Bsb)

Het beschikbare aantal FTE's wordt als volgt berekent:
Van alle medewerkers in het team, dus ook de teamleider, worden alle uren op een betreffende dag bij elkaar opgeteld. Daar gaan vanaf: Werk iemand 6 uur per dag en wordt er een halve dag vrij genomen dan komt dat overeen met 3 uur beschikbaar. In de bereking wordt niet meegenomen of een halve dag 's ochtends of 's middag betreft.
Het betreffende item kleurt rood indien beschikbaar onder het minimum daalt.
LET OP! aanvragen worden NIET meegerekend. Deze dienen eerst goedgekeurd te worden om in de berekening opgenomen te worden.


Wie zijn er afwezig?

De dagen waarop teamleden afwezig zijn hebben een knop met een i. Klik je daarop dan opent zich een venster met de namen van de personen die afwezig zijn.



Teamleider / Beheer van het team

De administrator van de site dient een groep aangemaakt te hebben en daarin een gebruiker de rol teamleider te hebben gegeven. Heb je de rol teamleider dan krijg je er een aantal menu opties bij.

Team

Alle medewerkers die nog geen lid zijn van de gebruikersgroep die beheert wordt, worden in de linker kolom weergegeven. Let wel, het betreft een gebruikersgroep. Een gebruikersgroep wordt aangemaakt door de Administrator van de site. Medewerkers en teamleiders kunnen lid zijn van meerdere gebruikersgroepen.
Ondanks dat je lid kan zijn van meerdere gebruikersgroepen is slechts één van deze groepen de z.g.n. primaire groep voor de gebruiker. Verdere uitleg vind je in hoofdstuk: Primaire groepen.
In de rechter kolom staan alle leden van het team. Je kan gebruikers selecteren, behalve jezelf, en deze door middel van de knoppen toevoegen of verwijderen uit het team.
Ben je teamleider van meerdere groepen dan heb je ook de mogelijkheid om die te beheren. Zoals je ziet is "B Medewerker" de teamleider van zowel de groep "ICT beheer" als de groep "Helpdesk".



Het is niet mogelijk als teamleider om jezelf uit de groep te verwijderen of de rol teamleider te wijzigen. Alleen Administrators kunnen de rol teamleider toekennen of afnemen.

Team configuratie

Als teamleider kan je via het menu: Beheer, Team configuratie de volgende instellingen wijzigen:

Mail



Terug op kantoor (Out of Office)

Als teamleider kan je via het menu: Beheer, Team configuratie, Terug op kantoor selecteren.
De functionaliteit "Terug op kantoor" doet denken aan de Out of Office functionaliteit die gebruikt wordt in mail programma's echter hier geef je alleen aan wanneer je weer terug bent op kantoor. Op de opgegeven datum wordt de rol gedelegeerde uit alle groepen verwijderd waarvan je op dat moment teamleider bent. Je geeft zelf aan wie de gedelegeerde rol krijgt binnen een team en kan onder deze optie deze weer automatisch laten verwijderen.

Urenoverzicht

Als teamleider kan je via het menu: Beheer, Urenoverzicht inzicht krijgen in de door de medewerkers gebruikte vakantieuren.
Het urenoverzicht is een weergave per maand waarbij alleen de dagen / uren worden meegenomen die zijn ingeplanned of reeds opgenomen. Aanvragen voor vrij worden hierin niet meegenomen.
In de berekening worden meegenomen:


Zie voor verdere details: Beheer & administratie, Urenbeheer

Aanvragen goedkeuren / afwijzen

Voorwaarden voor het kunnen indienen van een vakantie aanvraag: De aanvraag gaat altijd naar de teamleider of de gedelegeerde.
Om het inzicht te geven in het proces en de mogelijkheden die er zijn alvorens een aanvraag goed te keuren hierbij een voorbeeld.

A Medewerker heeft verschillende rollen zoals te zien is al A Medwerkers zich heeft aangemeld bij Plannu.


A Mederwerker is:
- Gedelegeerde in het team DB beheer (Database beheerders)
- Teamleider van de Helpdesk
- Teamleider van de ICT Beheerders
(Zie rechtsboven in de afbeelding)

In het menu staat aangegeven achter Aanvraag(3) er staan dus drie aanvragen te wachten. Die zijn ook al per mail aangekondigd.

De aanvragen zijn als volgt:
- A Medewerker heeft zelf een aanvraag ingedient. (Dat moet dan zelf worden goedgekeurd) en is lid van drie teams
- B Medewerker lid van ICT Beheer heeft een aanvraag ingedient.
- E Medewerker van de DB beheer heeft ook een aanvraag ingedient.

Hieronder worden de aanvragen weergegeven.


Uit bovenstaande afbeelding kunnen we afleiden:
Het FTE diagram betreft:
- September 2014
- Gegevens van het team Helpdesk

B Medewerker heeft maar één tabblad: "ICT Beheer". De enige en tevens primaire groep waarin B Medewerker is opgenomen.
Door op een tabblad te klikken veranderd het FTE diagram en kan je zien hoe de FTE verdeling is binnen de groep waarop is geklikt.
Bij A Medewerker zien we drie tabbladen, gelijk aan de groepen waarin A Medewerker zit.
Ook betreft de aanvraag van A Medewerker September en Oktober. Door op de maanden in de kantlijn te klikken wijzigt de maand van het FTE diagram.
Zijn van de individuele medewerkers de aanvragen in orde dan kan je op OK klikken en krijgt de medewerker bericht. De aanvraag veranderd bij de medewerker in een vrije dag. Of natuurlijk een ander type dag wat is aangevraagd.
De teamleider, A Medewerker heeft niet opgelet en alles goedgekeurd. In de groepsagenda is in September 2014 te zien dat er een te kort is aan Database beheerders.


F Medewerker is ook lid van de groep: DB Beheer. In zijn agenda wordt duidelijk aangegeven dat er op de dagen in September geen vrij meer gepland kan worden. Door op een rood kruis te klikken wordt er aangegeven wie er dan al vrij hebben.



Let op! Het blokkeren van dagen met een rood kruis kan worden uitgeschakeld per groep. Dit doet de teamleider.
Zie voor meer info: Afdwingen minimum aantal FTE

Aanvragen per team, per maand




Zoals in bovenstaande afbeelding te zien is, worden er een aantal tabbladen met groepen weergegeven. Dit zijn groepen waarin één of meerdere medewerkers zitten die een aanvraag hebben openstaan.
In bovenstaande afbeelding is Groep D de primaire groep voor de  medewerkers  die worden weergegeven met een gele achtergrond.
De periode, het aantal maanden en eventueel jaren, die wordt weergegeven betreft de range van aanvragen voor de medewerkers waarvan, in dit geval, Groep D, de primaire groep is.
M.a.w. D Medewerker is wel lid van de groep maar wordt alleen meegenomen in het overzicht ter informatie.
Voor D Medewerker is Groep D een secondaire groep.
Overigens worden alle medewerkers weergegeven in de maanden waarin er een aanvraag is van één of meerder medewerkers. Dit om inzagen te krijgen hoe de bezetting is in de betreffende maand.



Bij het goedkeuren of afkeuren ( OK of Annuleren ) worden alleen de dagen in de betreffende maand goed - of afgekeurd van de  medewerkers  in de groep die voor deze medewerkers de primaire groep is. Dus mocht D Medewerker ook een aanvraag hebben openstaan voor de maand Juni 2016, dan gebeurt daar niks mee.



Door op de knop "FTE info" te klikken wordt het diagram van de huidige status weergegeven, dus exclusief de aangevraagde dagen.

Delegeren goedkeuringsprocedure.

Door een gebruiker te selecteren in je team kan je de rol aanpassen. Je kan binnen je team het goedkeuren van vakantie aanvragen delegeren aan één van de teamleden. e-mail berichten betreffende aanvragen komen dan bij de gedelegeerde en kunnen ook worden afgehandeld door het betreffende teamlid.


Beheer & administratie

Binnen de online applicatie Plannu is er per bedrijf minimaal één administrator, een medewerker die gebruikers kan verwijderen en in groepen kan plaatsen. Tevens zorgt de administrator ervoor dat iemand in een groep de rol "Teamleider" toebedeelt krijgt.
Iedereen die in de systeemgroep "Administrators" zit krijgt het extra menu item "Beheer" en kan alles wat nodig is om de omgeving te beheren.

Collectief vrij



Zowel de Administrator als leden van de groep: Vakantieuren kunnen de collectieve vrije dagen invullen.
De aangegeven dagen komen in ieder zijn of haar kalender overzicht te staan.

Er kan gekozen worden tussen twee type collectieve vrije dagen:
Type 1: Collectieve vrije dagen die niet ten koste van de vakantie uren gaan van de medewerker.
Type 2: Collectieve vrije dagen die ten koste gaan van de vakantie uren van de medewerker.
De uren die in rekening gebracht worden voor type 2 daarvoor geldt:
- de uren die de medewerker normaal gesproken zou werken voor het dan geldende contract.
- is de collectieve vrije dag op een datum gepland maar is de medewerker pas na die datum in dienst gekomen dan worden de uren niet in rekening gebracht.
Belangrijk is dan ook dat het uren contract juist is ingevuld, dus ook de startdatum.

Contracten (parttime)

Indien het bedrijf geen aparte functionaris heeft voor het beheer van de uren contracten dan is het een optie om dit door de Administrator te laten doen.
Gebruikers in de groep "Contractbeheer" kunnen ook de contracten beheren van de medewerkers. Dit kan handig zijn als deze rol bij een afdeling HRM (P&O) belegt is.

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op het configureren van de werktijden van de medewerkers.



Uren contract

Door als Administrator of Contract beheerder de menu optie "Beheer"-> "Contractbeheer" te selecteren krijg je een overzicht van alle medewerkers van het bedrijf die geregistreerd zijn bij Plannu.



Klik op een medewerker om de uren contracten zichtbaar te maken. In de bovenstaande afbeelding heeft "Medewerker C" een urencontract. Je kan een uren contract toevoegen via de knop "Nieuw contract" of een bestaande contract aanpassen door erop te klikken.

Nieuw uren contract of bestaand uren contract aanpassen

Belangrijk! Wanneer een uren contract verandert is het over het algemeen niet de bedoeling dat het bestaande contract wordt aangepast maar dat er een nieuw contract wordt aangemaakt. Bij het wijzigen van een bestaand contract worden de opgenomen dagen in het verleden ook voorzien van de nieuw ingevoerde tijden.
Dagen in het weekend waarvan de werktijd 00:00 is, zijn door de medewerker niet te selecteren in zijn of haar kalender. Wanneer er op een door de weekse dag niet gewerkt wordt kan deze dag worden aangegeven als een parttime dag.



Tijdens het registratie proces van een nieuwe gebruiker worden de werktijden iedere dag op 8:00 gezet. Het is echter mogelijk, door de tijden aan te passen, parttime dagen te laten weergeven in het overzicht van de betreffende gebruiker evenals in de groepskalender. Tevens geeft het de mogelijkheid om een betrouwbaar beeld te krijgen van de dagelijkse beschikbaarheid van teamleden.

Uren contract details

Invullen tijden

De tijden die ingevuld worden betreffen de "Van" - "Tot" tijden, de periode dat het betreffende teamlid aanwezig is en de periode waarin geluncht wordt.
Aanwezig minus de lunchtijd is de werktijd.

Ga als volgt te werk bij het invullen van de tijden.
Begin met de "Van" tijd. Hierbij krijg je een lijst met uren oplopend per half uur.


Je kan altijd de tijd uit de lijst aanpassen. Dus mocht bijvoorbeeld 08:45 ingevuld moeten worden klik dan op het veld en vul het gewoon in. Klik je daarna in het volgende invoerveld of ernaast dan sluit de selectie lijst.

Door op de "Tot" tijd te klikken krijg je een lijst met tijden waarachter staat hoeveel uren de periode bedraagt.


Berekening werktijden

Iedere keer als je naar het volgende invoerveld gaat wordt er gekeken of de invoer juist is, waarna de werktijd berekent wordt. Is de invoer niet correct dan wordt dit aangegeven d.m.v. een rode achtergrondkleur.


Ingevulde tijden kopiëren

Om het invullen van de tijden te vereenvoudigen is het mogelijk om alle tijden van de maandag van de even week te kopieren naar alle overige dagen door op de knop hiermee worden ook de tijden van de oneven week ingevuld.
Het is ook mogelijk om de tijden van de even week te kopiëren naar de oneven week. Klik op de knop

Parttime dagen



Selecteer het type parttime dag, bijvoorbeeld 'Ochtend' en klik vervolgens achter de dag waarvoor een parttime dag moet worden ingesteld. De uren wijzigen automatisch maar kan je aanpassen.

Gevolgen van een wijziging op bestaande verzoeken of goedgekeurde dagen


Wanneer een medewerker een aanvraag heeft open staan voor een aantal vrije dagen en er een nieuw contract wordt aangemaakt dan worden dagen die aangevraagd zijn verwijderd binnen deze periode.

Voorbeeld vakantie aanvraag:

Mederwerker heeft in de eerste week van juni vrij gevraagd.

Echter er wordt een nieuw contract ingevoerd wat ingaat op 1 juni. Het aantal uren per dag verandert niet alleen maar de maandag wordt een parttime dag.
Resultaat:

De aangevraagde dagen zijn verwijderd. Er dient een nieuw verzoek te worden gedaan.
De reden is dat het verzoek een aantal uren betreft, iets wat na een contract wijziging heel anders kan zijn.

Uren van reeds geplande dagen worden gewijzigd



Medewerker heeft de hele week vrij. Door met de muis over de vrije dagen te gaan zie je ook om hoeveel uur het gaat per dag.
Voor de medewerker wordt een nieuw uren contract ingevoerd:
- Maandag gehele dag parttime
- De overige dagen wordt er weer 8 uur gewerkt i.p.v. 5:30


De tijden van een ochtend -, middag - en een heledag vrij worden automatisch aangepast.
De parttime dag heeft de geplande vrije dag op maandag overschreven.

Reeds geplande dag wordt halve parttime ochtend



Medewerker heeft in de eerste week van juni iedere dag vrij. Door een contract wijziging gaat deze medewerker op maandag een halve dag werken.



In het uren contract, zoals hierboven te zien is, staat aangegeven dat er op maandag ochtend niet gewerkt wordt.



De heledag vrij wordt omgezet in een halvedag vrij gelijk aan het aantal uren dat nog gewerkt zou worden naast de parttime ochtend.

Gebruikers

Gebruikers registreren

Het proces van registratie bestaat uit drie stappen:
Via het menu "Beheer"-> "Gebruikersbeheer" en vervolgens op tabblad: "Gebruikers".
Klik op de knop: "Nieuwe gebruiker". Vervolgens krijg je onderstaande venster met invoervelden te zien.



Stuur medewerker e-mail: Wanneer je dit aanvinkt krijgt de nieuw aangemaakte gebruiker bij het opslaan een e-mail bericht met de inlog gegevens.
Gebruikers die worden geregistreerd door de gebruikersbeheerder of administrator moet altijd hun wachtwoord wijzigen na de eerste keer aanmelden.
Na het invullen van de gegevens klik je op de knop "Opslaan" en kom je in het volgende scherm.



In deze stap kan de medewerker aan een team worden toegevoegd. Het toevoegen aan een systeemgroep of het instellen van een rol gebeurt via gebruikersbeheer, tabblad groepen. De kop "Annuleren" zorgt voor het stoppen van het doorlopen van de stappen. De registratie van de gebruiker is in stap 1 al gedaan, er gaat niks verloren. De vervolg stappen zijn alleen bedoeld om het configureren van een groep en urencontract voor de medewerker te versnellen.

Er volgt nog een stap waarin het urencontract van de medewerker kan worden aangepast. De ingevulde tijden zijn al opgeslagen echter die zijn standaard en misschien niet van toepassing op de zojuist geregistreerde medewerker. Pas de gegevens aan en klik op de knop Opslaan.



Groepen algemeen

Tijdens de start van het gebruik van Plannu worden er meerdere systeemgroepen aangemaakt en een gebruiksgroep met de naam van het domein. Deze gebruikersgroep is bedoeld om snel aan de slag te kunnen. Het is ook mogelijk om deze groep te verwijderen en de gebruikers onder te verdelen in andere groepen.

Gebruikersgroep aanmaken

Via het menu "Beheer"-> "Gebruikersbeheer" en vervolgens op tabblad: "Groepen".
Klik op de knop: "Nieuwe groep". Zoals hieronder aangegeven.



Er volgt een dialoogvenster waarin de naam en omschrijving kunnen worden opgegeven voor de groep.
De naam van de groep moet uniek zijn.

Gebruikersgroepen verwijderen

Alleen gebruikersgroepen kunnen worden verwijderd. Dit kan alleen als er geen gebruikers meer in de groep zitten. Door op het rode kruis van de groep te klikken wordt de groep verwijderd.



Gebruiker lid maken van een groep

Of je nou iemand lid maakt van een systeem groep of een gebruikers groep de stappen zijn hetzelfde.
Je moet er wel de rechten voor hebben:
De leden van de groep gebruikersbeheer kunnen geen aanpassingen doen aan de systeem groepen.
Via het menu item: Beheer -> Gebruikersbeheer klik je vervolgens op het tabblad Groepen.
In dit voorbeeld wordt er een gebruiker toegevoegd aan de groep Helpdesk



Klik op de groep, waarna onderstaande dialoogvenster opent.



In dit voorbeeld wordt gebruiker "B Medewerker" toegevoeg. Door de gebruiker te selecteren en vervolgens op het pijltje naar rechts te klikken wordt deze gebruiker toegevoegd.
Sluit het venster door op OK te klikken.

Wijzigen primaire groep

Medewerkers kunnen lid zijn van meerdere groepen slecht één van de groepen is de primaire groep. Als voorbeeld is D Medewerker lid van zowel de groep ICT Beheer als de groep Helpdesk. Omdat zijn taken primair in het team van de helpdesk plaats vinden is er besloten om door de teamleider van de helpdesk de goedkeuring te laten plaatsvinden van de aangevraagde vakantiedagen. Dus de helpdesk moet de primaire groep zijn. Dat is nu IT Beheer.

Wijzigen gaat als volgt:
Via het menu item: Beheer -> Gerbuikersbeheer kom je in het overzicht met de gebruikers



Klik op de gebruiker, in dit voorbeeld D Medewerker waarna je onderstaande dialoogvenster te zien krijgt.



Selecteer onderaan in het dialoogvenster de gewenste primaire groep en sluit het venster met OK
LET OP! Er is natuurlijk alleen een selectie mogelijk indien de gebruiker lid is van een gebruikersgroep. In dit geval twee gebruikersgroepen.

Verwijderen gebruiker / uitdienst

Wanneer een gebruiker uitdienst gaat kan de gebruiker eenvoudig worden verwijderd door de Gebruikersbeheerder of Administrator. Door op het rode kruis te klikken wordt de gebruiker verwijderd.


Hiermee worden alle gegevens van de gebruiker verwijderd. Het is ook mogelijk om de gebruiker de bevoegdheden te ontnemen door de gebruiker uit alle groepen te verwijderen. De gebruiker kan zich dan nog wel aanmelden maar kan niks meer wijzigen. Zo blijft de data beschikbaar.

Groepen in detail

Bij de start van Plannu zijn er automatisch een aantal systeemgroepen aangemaakt. De functie daarvan is beschreven onder Rollen / Rechten.
Wil je met je collega's gebruik gaan maken van Plannu dan is het noodzakelijk dat er gebruikersgroepen worden aangemaakt door de Administrator of door medewerkers die lid zijn van de groep "Gebruikersbeheer". Dan moet de Administrator natuurlijk wel medewerkers aan de groep "Gebruikersbeheer" hebben toegevoegd.

Primaire gebruikersgroep

De primaire groep is de groep waarbinnen de goedkeuring plaats vindt van de aangevraagde dagen. Wanneer de gebruiker zich heeft aangemeld in Plannu dan is hij of zij nog geen lid van een groep en kan er ook nog niks gepland worden. Meldt de medewerker zich aan en is hij of zij niet lid van een gebruikersgroep dan ziet dat er als volgt uit:



De OK en Annuleren knop ontbreken en er kunnen geen dagen worden ingevoerd.
De Administrator van het bedrijf ziet dit ook terug onder gebruikersbeheer.


De gebruiker is geen lid van een primaire groep. De eerste gebruikersgroep waarvan een gebruiker lid wordt is ook meteen de primaire groep. Dit kan naderhand worden gewijzigd.

Enkele scenarios in het gebruik van groepen

In onderstaande voorbeelden wordt gebruik gemaakt van twaalf geregistreerde medewerkers binnen Plannu, Allen met een letter als voornaam en "Medewerker" als achternaam.
Teamleider is: A Medewerker, ook wel de manager genoemd.
ICT Beheer bestaat uit: B -, C -, D -, E - en F Medewerker
De Helpdesk bestaat uit: G -, H -, K -, M -, en N Medewerker
(De letters I, J en L zijn overgeslagen) de voorbeelden dienen chronologisch te worden gelezen omdat ieder voorbeeld verder gaat daar waar de vorige situatie gebleven is.

Voorbeeld 1

Binnen de afdeling ICT is er een groep van beheerders en helpdeskmedewerkers. De manager van de afdeling wil van zowel de beheerders als van de helpdeskmedewerkers de aanvragen voor vrijedagen etc. goed- of afkeuren en ook de dagen dat medewerkers ziek zijn invullen. Verder wil de manager per groep of team kunnen bepalen wat het minimum aantal FTE's is.

De medewerkers hebben zich allemaal individueel aangemeld bij Plannu. Dit op verzoek van de afdelingsmanager. Zelf had de manager zich al aangemeld maar de rol van "Administrator" was meer iets voor één van de ICT Beheerders.
F Medewerker kreeg deze rol toebedeeld. A Medewerker heeft dit gedaan zodra iedereen zich heeft aangemeld.
Hiermee is F Medewerker verder belast met de inrichting van het systeem.
Er zijn twee groepen aangemaakt: "IT Beheer" en "Helpdesk" vervolgens zijn alle medewerkers over de twee groepen verdeeld.
Teamleider is: A Medewerker, ook wel de manager genoemd.
IT Beheer bestaat uit: A -, B -, C -, D -, E - en F Medewerker
De Helpdesk bestaat uit: A -, G -, H -, K -, M -, en N Medewerker
(De letters I, J en L zijn overgeslagen)

Omdat A Medewerker voor beide teams de teamleider is, is hij ook aan beide groepen toegevoegd en is de rol Teamleider ingesteld.


A Medewerker ziet als teamleider een aantal menu items extra: Aanvragen en Beheer met een aantal sub-items zoals hierboven aangegeven.
F Medewerker is de Administrator en heeft ook een extra menu item. Te weten: Beheer, echter met andere opties als de teamleider. Zie onderstaande afbeelding


In dit voorbeeld stelt de teamleider per team het minimum gewenste aantal FTE's in en voert de "Administrator" per medewerker het aantal vakantie-uren in die voor dit jaar gelden. Er is standaard al een uren contract opgenomen voor iedere medewerker en omdat iedereen acht uur per dag werkt, vijf dagen in de week is er verder geen administratie nodig.
Belangrijk is om te weten dat alle medewerkers in de groep IT Beheer deze groep hebben als primaire groep. De administrator heeft ook A Medewerker eerst aan IT Beheer toegevoegd en daarna aan de Helpdesk. Hierdoor is de Helpdesk groep een secondaire groep voor A Medewerker. Iets wat verder geen gevolgen heeft in dit scenario.

Voorbeeld 2

Wederom hebben we te maken met een afdelingsmanager die beide groepen wil beheren echter in het belang van de samenwerking tussen beide afdelingen wil de manager dat beheerders inzicht hebben in de afwezigheid van de helpdeskmedewerkers en omgekeerd.
De oplossing is eenvoudig. F Medewerker krijg de opdracht om nog een groep aan te maken: "IT en H" met als omschrijving": "ICT Beheer en Helpdesk". Alle medewerkers worden er aan toegevoegd en omdat de manager ook graag het minimale aantal FTE's wil kunnen opgeven wordt A Medewerker in deze groep teamleider.
Ter info: Het kan zijn dat het invoeren van FTE's voor de gezamelijke groep niet nodig is. Geef dan gewoon niemand de rol Teamleider in deze groep.
Onderstaande afbeelding is wat leden in de groep IT Beheer zien. Behalve A Medewerker die krijgt alle drie de groepen te zien.

Voorbeeld 3

Ondanks de twee groepen en de samengestelde groep van alle medewerkers is er voor het project: "Firefox browser for everyone" een projectgroep ingericht. Hier doen twee medewerkers van de helpdesk aan mee en twee beheerders.
Dit is puur om inzichtelijk te maken hoewel medewerkers er nog zijn van het projectteam.
Wederom maakt de Administrator een groep aan dit keer met de naam: "Firefox" en omschrijving: "Firefox browser for everyone"
en voegt de onderstaande medewerkers toe aan de groep.
C -, D Medewerker van IT Beheer
H -, K Medewerker van de Helpdesk
Wat valt er op:
Alleen de vier medewerkers zien de groep terug bij Groepskalender
Er is nog geen teamleider binnen deze groep dus buiten een extra overzicht kan er nog niet op gestuurd worden. De vier medewerkers zien nu drie groepen onder Groepskalender. De eigen primaire groep, de gecombineerde groep "IT en H" en de Firefox groep.

Voorbeeld 4

Inmiddels is besloten dat de urgentie van het project: "Firefox browser for everyone" zo groot is dat hooguit één medewerker uit deze groep afwezig mag zijn.
De volgende stappen zijn nu nodig:
De Administrator moet een teamleider toevoegen. Dat is iemand van de vier medewerkers of een extra medewerker bijvoorbeeld A Medewerker die dan de teamleider wordt.
Verder wordt de Firefox groep de primaire groep voor de vier collega's zodat een onderbezetting zichtbaar wordt in de eigen kalender.
Via gebruikersbeheer wordt van ieder van de vier medewerkers de primaire groep ingesteld. Zie onderstaande afbeelding



C Medewerker meldt zich aan bij Plannu en krijgt onderstaande informatie te zien:


Heeft de Administrator zitten snurken..... Daar lijkt het wel op. Er is geen teamleider toegewezen. Verder is rechtsboven te zien van welke groepen C Medewerker allemaal lid is.
De groep met de blauwe achtergrondkleur is de primaire groep.
De Administrator had ook nog de medewerkers uit de Helpdesk groep en IT Beheer groep kunnen gooien maar dat was niet verzocht.
In dit voorbeeld wordt A Medewerker aan het team toegevoegd als teamleider.


Nu er een teamleider in de groep is opgenomen kunnen de minimaal gewenste aantal FTE's worden ingesteld. Eerder was er al bepaalt dat er hooguit één medewerker uit de groep afwezig mag zijn. De teamleider doet echter mee in de telling. Als er dan ingesteld wordt dat er minimaal drie aanwezig moeten zijn dan kan het alsnog fout gaan. Er zouden in het slechtste geval twee leden van de project groep afwezig kunnen zijn.
Door het minimum op vier te zetten kan A Medewerker door zijn afwezigheid de rest van de groep dwarsbomen. Toch is dit de meest handige instelling. Er dient gewoon flexibel te worden omgegaan met de aanvragen voor een vrije dag.
Andere oplossing is één van de projectleden teamleider te maken van de groep en A Medewerker niet aan de groep toe te voegen.
De teamleider kan altijd in de groepskalender naar een medewerker zijn / haar kalender gaan en alsnog de vrije dagen invullen.

Hieronder zien we de FTE's die kunnen worden vastgesteld voor de groep: Firefox. Nu is er nog niks ingesteld. Door op de knop Default min. FTE te klikken kan de ondergrens worden ingesteld.


Urenbeheer


Het urenoverzicht is een weergave per maand waarbij alleen de dagen / uren worden meegenomen die zijn ingeplanned of reeds opgenomen. Aanvragen voor vrij worden hierin niet meegenomen.
In de berekening worden meegenomen:



Uitleg van de kolommen


Saldo per 31-12 vorig jaar (Positief)

De uren die overblijven aan het einde van het jaar worden weergegeven in deze kolom en zijn beschikbaar in het volgende jaar.
LET OP! Vanaf 1 januari 2012 moeten werknemers hun wettelijke vakantiedagen binnen 6 maanden na het opbouwjaar opnemen. Daarna komen deze dagen te vervallen.
De opgenomen vakantiedagen in de periode 1 januari t/m 30 juni van het huidige jaar worden in mindering gebracht op het saldo dagen wat over is. Zijn er meer dagen opgenomen dan het saldo dan gaat dit van de vakantie-uren af geldend voor het huidige jaar.
Mocht deze regel niet van toepassing zijn binnen het bedrijf dan kan deze worden uitgeschakeld. Het saldo aan vakantiedagen van het vorige jaar wordt dan gewoon meegenomen in het huidige jaar. De instelling kan door de Administrator worden gedaan. Zie: Saldo vakantiedagen

Saldo per 31-12 vorig jaar (Negatief)

Wanneer het saldo van vorig jaar negatief is, dus er zijn meer vakantie uren opgenomen dan er beschikbaar waren, dan worden deze in mindering gebracht van het aantal uren dat beschikbaar is in het huidige jaar.

Dit jaar opgenomen van vorig jaar

Hier wordt aangegeven hoeveel uren er gebruikt zijn van het saldo overgebleven uren van het vorige jaar. Alleen als het een positief saldo betreft.
Worden er minder uren opgenomen in de periode 1 januari t/m 30 juni van het huidige jaar dan er over zijn van het vorige jaar dan blijft er een verschil bestaan tussen het saldo overgebleven uren en opgenomen. Dat zijn het aantal uren wat verloren gaat.

Vakantie uren

De teamleider vult hier het aantal vakantie uren geldend voor het betreffende jaar in. Exlusief de uren die overgebleven - of te veel opgenomen zijn van het vorige jaar.
Het aantal uren kan met maximaal 3 cijfer voor de komma en maximaal 1 cijfer achter de komma worden ingvuld. Indien de ingevoerde gegevens niet kloppen dan kleurt het invoerveld rood.


Saldo uren

Dit is het aantal uren minus het aantal opgenomen vakantie uren in het huidige jaar.
Opgenomen vakantie uren worden eerst in mindering gebracht van de overgebleven uren van het vorige jaar, indien van toepassing en wanneer de vakantie dagen zijn opgenomen in de periode 1 januari t/m 30 juni van het huidige jaar.

Opgenomen uren in maand

Deze kolom geeft het aantal opgenomen uren weer die opgenomen zijn in de aangegeven maand van het huidige jaar.

Rollen & rechten

Rollen in een team

Binnen een team heb je verschillende rollen. Je kan ook lid zijn van meerdere groepen en verschillende rollen hebben per groep.
De rollen binnen een groep zijn:
Buiten het beheren van de eigen agenda kunnen de teamleider en gedelegeerde nog andere zaken beheren.

Teamleider

Gedelegeerde

Teamleider / Gedelegeerde en de groepskalender

Als teamleider en gedelegeerde kan je de kalender bewerken van de teamleden. Ook in het verleden kunnen er dagen worden aangepast.
In de groepskalender kan je als teamleider of gedelegeerde op een naam van één van de teamleden klikken waarmee je de jaarkalender opent van het betreffende teamlid.
Omdat "B Medewerker" van zowel de groep "ICT beheer" als van de groep "Helpdesk" lid is, worden van beide groepen het overzicht weergegeven. Toch kan er alleen op de medewerkers van de groep "ICT beheer" worden geklikt omdat "B Medewerker" daarvan de teamleider is. In de groep "Helpdesk" is de rol "Medewerker"



Zie verder het hoofdstuk "Teamleider"

Systeemgroepen

Zoals je misschien al is opgevallen zijn er een aantal systeemgroepen die je niet kan verwijderen. Deze groepen zijn aangemaakt bij het in gebruiknemen van Plannu.
Door medewerkers aan deze z.g.n. systeemgroepen toe te voegen krijgen deze medewerkers bepaalde rechten.
De systeemgroepen zijn: Zodra een medewerker in één van de systeemgroepen zit dan krijgt hij of zij er een menu item bij, te weten: "Beheer"


A Deze menu items krijg je te zien indien je teamleider bent van een team.
B Medewerkers die lid zijn van de groep Urenbeheer krijgen dit menu item te zien en de Administrators.
C Medewerkers die lid zijn van de groep Gebruikersbeheer krijgen dit menu items te zien en de Administrators.
D De vakantie uren worden door medewerkers die lid zijn van de groep: "Urenbeheer" bijgehouden. De Administrator heeft hier ook rechten voor.
E Uren contracten voor de medewerkers worden beheert door medewerkers die lid zijn van de groep Contractbeheer.
F Alleen de medewerkers die lid zijn van de groep Administrators krijgen deze menu items te zien.

Administrators

Medewerkers die in deze groep zitten kunnen alles. Administrators zijn verantwoordelijk voor:
Het toevoegen of verwijderen van medewerkers uit andere systeemgroepen.
Het toewijzen van een teamleider binnen een groep.
Het verwijderen van medewerkers, uitdienst

De Administrator kan nooit de groep Administrators leeg gooien. Dit zou namelijk inhouden dat niemand meer het beheer kan uitvoeren.
er is altijd minimaal één medewerker lid van de groep Administrators.

Gebruikersbeheer

Medewerkers die lid zijn van deze groep kunnen alleen wijzigingen aanbrengen in de groepen die zijn aangemaakt voor de bedrijfsvoering.
Wijzigingen in systeemgroepen kunnen alleen worden doorgevoerd door de Administrator.

Vakantieuren (Urenbeheer)

Medewerkers die in deze groep zitten hebben de mogelijkheid om van alle medewerkers binnen het bedrijf de vakantie uren op te geven in de tabel zoals hieronder aangegeven


Zie voor meer details hoofdstuk: "Urenoverzicht en Urenbeheer"

Contracten (parttime)

Medewerkers die lid zijn van deze groep hebben de mogelijkheid om de uren contracten van alle medewerkers binnen het bedrijf aan te passen en of nieuwe contracten aan te maken. Zie voor detail hoofdstuk "Uren contract".

Configuratie

Fte / Urenoverzicht

Als administrator kan je de instellingen wijzigen via het menu: Beheer, Configuratie, Fte / Urenoverzicht.

Configuratie één fte

Standaard staat één fte voor 40 uur per week. Dit kan worden aangepast en heeft betrekking op de informatie die wordt weergegeven wat betreft het beschikbare aantal fte.

Configuratie gebruik urenoverzicht

Wanneer je geen gebruik wilt maken van de mogelijkheid binnen Plannu om het aantal vakantie uren bij te houden kan het overzicht wat onder de persoonlijke kalender staat worden weggelaten bij de medewerkers. Deze instelling geldt voor iedereen binnen het domein. Of in andere woorden: bedrijfsbreed.

Saldo vakantiedagen

Wanneer er geen gebruik gemaakt dient te worden van de Europese regel waarbij werknemers hun wettelijke vakantiedagen binnen 6 maanden na het opbouwjaar dienen op te nemen dan kan dit worden uitgeschakeld.

Standaard contracttijden

Als administrator kan je de standaard tijden aanpassen via het menu: Beheer, Configuratie, Standaard contracttijden.
Wanneer een medewerker zich registreert bij Plannu.nl dan wordt er gebruik gemaakt van de bedrijfsbrede standaard contracttijden die dan overgenomen worden in het persoonlijke uren contract van de medewerker. Deze tijden kan je per gebruiker aanpassen.
Zie hiervoor: Beheer & administratie, Contracten

2-Factorauthenticatie (2FA)

In het configuratie menu wordt 2-Factorauthenticatie afgekort met 2FA. Met deze instelling kan je bij iedereen binnen het bedrijf verplichten 2-Factorauthenticatie te gebruiken. Gebruikers dienen na het inloggen dan een verificatiecode naar zichzelf te sturen waarmee de tweede stap gedaan kan worden en het inloggen wordt afgerond. Gebruikers kunnen daarna eventueel de Google Authenticator activeren. Mocht blijken dat gebruikers zelf al 2FA te hebben geconfigureerd dan zorgt het er alleen voor dat de virificatie code niet kan worden uitgezet.



De keuze die gebruikers krijgen na het inloggen als 2FA aan staat en Google Authenticator is geconfigureerd.

Menu opties

In dit scherm kan je een aantal type vrije dagen en ook ziek aan of uit zetten. Daarmee verdwijnen de opties uit het linker menu.



Privé-adressen

Als administrator kan je de instellingen wijzigen via het menu: Beheer, Configuratie, Privé-adressen
Per groep wordt er automatisch een URL aangemaakt waarmee je een overzicht van de betreffende groepskalender kan weergeven. Dit is handig om groepsagenda's inzichtelijk te maken voor andere groepen.
Voorbeeld:
De groepsleden van de groep Helpdesk willen weten wie er aanwezig zijn van de groep ICT Beheer zonder zelf lid te zijn van de groep ICT Beheer.
De Administrator kan dan de betreffende URL kopiëren en per mail versturen aan de personen die inzicht willen hebben. Dit kan ook naar externe partijen.



Privé-URL opnieuw instellen

Je kan de URL opnieuw instellen, hiermee wordt de URL die je ooit hebt gedeeld ongeldig en vervalt dus de toegang tot de betreffende groepskalender. De reden kan zijn dat je de URL hebt gedeeld met een collega die uit dienst is gegaan en je niet wil dat hij / zij nog langer inzicht heeft in je vakantie planning.

Bedrijfslogo

Als administrator kan je het logo aanpassen via het menu: Beheer, Configuratie, Bedrijfslogo
Hier kan je een bedrijfslogo uploaden die vervolgens wordt weergegeven boven de persoonlijke kalender van iedere medewerker.

Custom dag

Als administrator kan je een z.g.n. custom dag definieren via het menu: Beheer, Configuratie, Custom dag
Zie voor informatie de betreffende optie.

Licentie

Als administrator kan je licentie informatie opvragen via het menu: Beheer, Configuratie, Licentie